Wegleitung zur Führung des Aktienbuchs

Lieber Verwaltungsrat,

Kennen und führen Sie das Aktienbuch ihrer Firma oder haben Sie sich bereits strafbar gemacht? Lesen Sie nachfolgende Wegleitung zur korrekten Führung des Aktienbuchs nach neuer Praxis.

 

I. Verzeichnisführungspflicht der Gesellschaft bzw. des Verwaltungsrates

Die Gesellschaft bzw. der Verwaltungsrat hat die Pflicht das Aktienbuch vorschriftsgemäss zu führen. Dies ist dann gegeben, wenn er dazu die nötige Sorgfalt aufwendet und insbesondere bei Aktienübertragungen prüft, ob eine rechtsgültige Zession vorliegt. Ein lückenloser Nachweis der Eigentumsrechte bisheriger Aktionäre muss aus dem aktuellen Aktienbuch allerdings nicht ersichtlich sein. Das Aktienbuch sollte aber innert nützlicher Frist aktualisiert werden. Die alten Versionen inkl. Übertragungsbelege sind aufzubewahren, um die lückenlose Eigentumskette nachzuweisen. Dies kann insbesondere für spätere M&A Transaktionen relevant werden.

 

II. Inhalt des Aktienbuchs (Art. 686 OR)

Im Aktienbuch muss der jeweilige Eigentümer an den Aktien eingetragen werden. Zudem müssen Namenaktionäre, die Beteiligungsrechte erwerben und dadurch den Grenzwert von 25 Prozent an Stimmrechts- oder Kapitalanteilen erreichen oder überschreiten, innert Monatsfrist der Gesellschaft den Vor- und Nachnamen sowie die Adresse der wirtschaftlich berechtigten natürlichen Person an den Aktien melden (sog. GAFI-Meldung). Ob der Aktionär dieser Meldepflicht nachgekommen ist oder nicht, muss im Aktienbuch ebenfalls mit einer Positiv- oder Negativmeldung vermerkt werden.

 

III. Strafrechtliche Konsequenzen für die Gesellschaft bzw. den Verwaltungsrat

Kommt die Gesellschaft bzw. der Verwaltungsrat seiner Pflicht zur ordnungsgemässen Führung des Aktienbuches vorsätzlich nicht nach, kann er mit einer Geldbusse von bis zu CHF 10'000 bestraft werden. Beträgt die Busse für den Verwaltungsrat mehr als CHF 5'000, führt dies zusätzlich zu einem Strafregistereintrag, welcher für zehn Jahre einsehbar ist. Ebenfalls mit Strafe bedroht ist die fehlerhafte Verzeichnisführung. Letztere liegt beispielsweise vor, wenn Aktionäre in das Aktienbuch eingetragen werden, ohne dass dem Verwaltungsrat ein Nachweis über den Erwerb der Aktien vorliegt und der Aktionär nicht rechtmässiger Eigentümer der Aktien ist. Ferner ist auch die Verletzung der Aufbewahrungspflicht dieser Belege strafbar.

 

IV. Gesellschaftsrechtliche Konsequenzen

Sowohl die gesellschaftsrechtlichen Beschlüsse an der Generalversammlung als auch die Dividendenauszahlungen erfolgen gestützt auf das Aktienbuch. Ohne einen Eintrag über die wirtschaftliche Berechtigung ruhen die Stimmrechte der säumigen Aktionäre und die Vermögensrechte verwirken. Ob der Aktionär seiner Meldepflicht nachgekommen ist, kann durch die eingetragenen Positiv- oder Negativmeldungen schnell überprüft werden. Vor jeder Generalversammlung muss demnach überprüft werden, welche Aktionäre ihre Stimmreche ausüben dürfen und welche nicht. Ansonsten könnten die gefällten Generalversammlungsbeschlüsse anfechtbar werden.

 

V. Fazit

Neben den drohenden Geldbussen ist die Missachtung der Verzeichnisführungspflicht ein Fehlverhalten, das unter neuem Recht ebenfalls zu einem Organisationsmangel und im schlimmsten Fall zur Auflösung der Gesellschaft führen kann. Der Gesellschaft bzw. der Verwaltungsrat muss daher alle Namenaktionäre im Aktienbuch auf- und nachführen und vermerken, ob eine allfällige Meldung gemäss dem oben genannten Schwellenwert von 25 Prozent erfüllt wird. Hier finden Sie eine unentgeltliche Vorlage für ein gesetzeskonformes Aktienbuch:

MME-Aktienbuch-Vorlage

Juni 2020 | Autoren: Michèle Landtwing Leupi, Andreas Rudolf, Sabrina N. Weiss

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