Anleitung zum Aktienbuch

Vorlage

Haben Sie noch kein Aktienbuch oder wollen Sie überprüfen, ob Ihr Aktienbuch nach den heute aktuellen Standards und gesetzlichen Vorgaben entsprechend geführt ist? Hier finden Sie ein automatisiertes Aktienbuch zum herunterladen.

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Laden Sie die MME-Aktienbuchvorlage herunter. Es handelt sich hierbei um ein automatisiertes Aktienbuch. Bitte achten Sie darauf, dass in diesem Dokument Verlinkungen hinterlegt sind. Falls Sie diese löschen, wird Ihr Aktienbuch nicht automatisch erstellt. Speichern Sie die Vorlage als Kopie im Original ab, um nachzuvollziehen, welche Verlinkung Sie ggf. gelöscht haben. Selbstverständlich kann das Aktienbuch auch manuell ausgefüllt werden.

MME-Aktienbuch-Vorlage

2. Das Excel-File enthält drei Excel-Blätter:

  • Cap Table
  • Aktienbuch
  • Shareholders’ Register

 

3. Öffnen Sie das erste Blatt «Cap Table» und ersetzen sie den rot markierten Text mit den Angaben Ihres Unternehmens und Ihren Aktionären.

 

4. Die Spalten mit blau markiertem Titel müssen Sie wie folgt manuell ausfüllen:

  • Spalte B, Eigentümer der Aktien: Vorname, Nachname und Adresse Ihrer Aktionäre.
  • Spalte C, Anzahl Aktien: Tragen Sie die Anzahl Aktien ein, die der jeweilige Aktionär besitzt. Die Aktiennummern werden sich nach den Angaben der Anzahl Aktien automatisch berechnen. Falls die Aktien Ihres Unternehmens bereits nummeriert sind, listen Sie die Aktionäre in aufsteigender Reihenfolge auf. Alternativ können Sie die Aktiennummern auch manuell überschreiben.
  • Spalte G, Nennwert pro Aktie: Durch die Eingabe des Nennwertes rechnet das Excel das jeweilige Aktienkapital des Aktionärs automatisch aus (siehe Spalte F).
  • Spalte I, Liberierungsbetrag gerundet: Falls der Liberierungsbetrag gerundet wird, fügen Sie diesen in Spalte I manuell ein.
  • Spalte L, Agio gerundet: Falls das Agio gerundet wird, fügen Sie diesen in Spalte K manuell ein.
  • Spalte M, Ausgabebetrag: Ergänzen Sie in Spalte L den Ausgabebetrag, womit das Excel automatisch den Liberierungsbetrag (Spalte H) und das Agio (Spalte J) berechnet.
  • Spalte N, Erwerb durch: Ergänzen Sie in Spalte M das Rechtsgeschäft, durch welches der Aktionär die Aktien erworben hat (bspw. Gründung, Kapitalerhöhung oder Übertragung), sowie das das Datum dieses Rechtsgeschäfts.
  • Spalte O, Diese Spalte berechnet aufgrund der Anzahl Aktien, die ein Aktionär besitzt, wie gross sein Anteil am Aktienkapital ist. Sobald dieser Prozentanteil 25% erreicht oder überschreitet, färbt sich die Zelle automatisch grün. Diesfalls muss der Aktionär eine GAFI-Meldung erstatten.
  • Spalte P, Die Vorlage für eine GAFI-Meldung finden Sie in der nächsten Spalte. Bitte beachten Sie, dass GAFI-Meldungen ebenfalls erfolgen müssen, wenn Aktionäre, welche sich bspw. über einen Aktionärsbindungsvertrag zusammenschliessen, gemeinsam die 25% Beteiligungs-Schwelle erreichen oder überschreiten.

Füllen Sie diese Informationen für alle Aktionäre ein (eine Zeile pro Aktionär).

 

5. Nachdem Sie den Cap Table vollständig ausgefüllt haben, öffnen Sie das zweite bzw. dritte Excel-Blatt – je nachdem, ob Sie das Aktienbuch auf Deutsch oder Englisch erstellen möchten (Blatt 2 = Deutsch / Blatt 3 = Englisch).

  • Wenn Sie das Aktienbuch öffnen, sollten bereits die Daten vom Cap Table übernommen worden sein (Firma, UID, Adresse, Sitz, Aktienkapital, Anzahl Aktien und der Nennwert der Aktien). Ist dies nicht der Fall, haben Sie die Verlinkung gelöscht und die Daten müssen manuell nachgetragen werden.
  • Die Verlinkung ist erst für die ersten drei Aktionäre hergestellt. Haben Sie mehr als drei Aktionäre, klicken Sie in einer der bereits verlinkten Zeilen auf das verlinkte Feld und ziehen die rechte untere Ecke nach unten auf die folgenden Felder. Dies können Sie in jeder Spalte wiederholen, um die Verlinkung auf die unteren Zeilen zu übertragen.
  • Der rot markierte Text in den Spalten K, L, M und N ist manuell zu ergänzen.
  • Ob der Aktionär eine GAFI-Meldung hätte erbringen müssen und ob diese auch tatsächlich erfolgt ist, vermerken Sie in Spalte O. Ist keine GAFI-Meldung eingegangen, obwohl eine GAFI-Meldepflicht besteht, ist dies ebenfalls in Spalte O zu vermerken (Meldepflicht nicht erfolgt).
  • Die leeren Zeilen können Sie löschen oder aber für künftige Aktionäre bestehen lassen.
  • Wenn Ihr Aktienbuch vollständig ist, ergänzen Sie es mit einem Datum, drucken Sie es aus und lassen Sie es vom Verwaltungsrat unterzeichnen.

6. Sollten Sie Fragen zur sorgfältigen Führung Ihres Aktienbuch haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Gerne beraten wir Sie oder prüfen Ihr Aktienbuch, damit Sie Ihr Unternehmen vor einem Organisationsmangel schützen und mögliche strafrechtliche Sanktionen vermeiden können.

Mai 2020 | Autoren: Michèle Landtwing Leupi, Andreas Rudolf, Sabrina N. Weiss

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